Lo smart working è possibile nella pubblica amministrazione?

Grazie ad Internet e alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, molte aziende e lavoratori hanno avuto l’opportunità di continuare a lavorare anche durante l’emergenza Coronavirus.

Sicuramente, da questo punto di vista, sono state attuate molte più iniziative nell’ambito privato. Eppure, anche le Pubbliche Amministrazioni hanno cominciato a sperimentare i vantaggi di un approccio al lavoro più flessibile ma non per questo meno efficace. Andiamo a vedere quali sono le opportunità ed i rischi relativi all’applicazione dello smart working in Italia nell’ambito della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

Smart Working e PA: i limiti

Affinché lo smart working possa essere utilizzato non soltanto in condizioni di emergenza ma anche nelle fasi ordinarie, è necessario che le PA siano in grado di affrontare e superare gli ostacoli ed i limiti oggi presenti e riscontrati.

Uno dei principali problemi riguarda il grado di preparazione e di formazione sia da parte dei datori di lavoro che dei dipendenti circa regole, requisiti di sicurezza e strumenti da utilizzare per lo smart working. Il lockdown ha colto impreparati un po’ tutti. Di conseguenza, c’è stata una scarsa attenzione rispetto alla necessità di sviluppare le competenze digitali richieste per lavorare bene anche in smart working.

Uno degli aspetti che merita maggiore attenzione è sicuramente la tutela e la protezione dei dati personali di dipendenti e cittadini nonché la sicurezza dei processi.

Altro elemento da sottolineare e che colpisce in maniera diretta le aziende del settore pubblico riguarda la semplificazione delle procedure. L’Italia sconta purtroppo diversi anni di ritardo rispetto ad altre nazioni e l’utilizzo della digitalizzazione dei processi aziendali prosegue a ritmi ancora troppo lenti. Si stima che circa 40.000 enti pubblici ad oggi siano dotati di un’organizzazione antiquata, con una scarsa propensione ad abbandonare i sistemi analogici, poco compatibili con le esigenze e gli strumenti del lavoro agile.

I vantaggi della PA di lavorare in smart working

Lo smart working può essere vantaggioso sotto diversi aspetti non soltanto per i dipendenti ma anche per le stesse PA. Uno dei problemi che da sempre la Pubblica Amministrazione si trova ad affrontare è l’assenteismo. Attraverso forme flessibili di lavoro, sarebbe sicuramente più semplice porre un freno ad una questione che viene spesso additata come una delle principali cause della scarsa efficienza degli enti pubblici e portebbe ad una riduzione dei costi attraverso la modalità di smart working.

Inoltre, adottare lo smart working significa incentivare i dipendenti all’utilizzo delle tecnologie digitali, con un risparmio sicuramente rimarchevole anche sotto il profilo economico nei consumi dell’elettricità all’interno degli uffici.

Altro vantaggio è l’aumento della produttività ed il miglioramento dei servizi offerti. Lo smart working, se ben attuato ed organizzato, tende a valorizzare e a responsabilizzare le risorse umane che lavorano nella Pubblica Amministrazione. Un dipendente pubblico o statale che lavora in smart working sa di doversi concentrare esclusivamente sul raggiungimento degli obiettivi e dei risultati prestabiliti.

Attraverso programmi formativi adeguati, i dipendenti possono essere istruiti rispetto all’erogazione sempre più massiccia di servizi al cittadino tramite il web. Si tratta di un elemento assolutamente prioritario per garantire l’efficienza e la produttività degli enti della Pubblica Amministrazione e, ovviamente, dei dipendenti che vi lavorano. Un ente che offre servizi di qualità attraverso il proprio sito Internet può evitare il rischio di file e assembramenti negli uffici e, in molti casi, garantire il funzionamento delle procedure online anche oltre gli orari di apertura degli uffici stessi.

Le regole per i dipendenti

Le Pubbliche Amministrazioni trattano una mole molto rilevanti di dati dei cittadini, alcuni dei quali anche molto delicati. È necessario che i dipendenti coinvolti nello smart working siano adeguatamente preparati rispetto ai rischi di furti, perdite accidentali, accessi abusivi e diffusioni dolose o colpose dei dati.

Un ruolo delicato ma assolutamente fondamentale in questa fase è quello del Responsabile della Transizione al Digitale, il professionista che all’interno della Pubblica Amministrazione dispone di competenze in materia di pianificazione e monitoraggio della sicurezza internet.

Rimane, comunque, fondamentale il contributo del dipendente della Pubblica Amministrazione, chiamato anche in prima persona a adottare misure di sicurezza adeguate durante lo svolgimento della prestazione lavorativa. Ad esempio, i dipendenti dovrebbero assicurarsi di:

• Utilizzare un dispositivo con sistema operativo ed un software antivirus aggiornato;
• Effettuare il logout dell’applicazione prima di abbandonare la postazione;
• Utilizzare solamente le risorse cloud autorizzate dall’Amministrazione;
• Non adoperare dispositivi USB non crittografati;
• Non aprire o non rispondere ad e-mail che appaiono sospette;
• In caso di incidenti o anomalie, mettere a conoscenza le figure competenti all’interno dell’Amministrazione;
• Riporre nella spazzatura eventuali documenti cartacei adoperati per l’attività lavorativa e contenenti dati personali dei cittadini solo dopo averli triturati;
• Mettere in atto comportamenti finalizzati a proteggere i dispositivi utilizzati, specie in presenza di spostamenti o anche di breve assenza dalla postazione

Attuare queste semplici regole significa non soltanto garantire tutela e protezione ai dati dei cittadini. Tali comportamenti esaltano, valorizzano e migliorano la capacità della PA di fornire servizi di qualità e quella del dipendente di svolgere bene le proprie mansioni, anche in modalità smart working.