Integrare i social media con gli strumenti per lo Smart Working per aziende più produttive
Ad un primo impatto, l’idea che i social media e gli strumenti di Comunicazione Unificata lavorino insieme potrebbe sembrare quanto meno strano. Il look casual e la natura dei social, farciti di espressioni autoctone di ciascun paese, opinioni personali e foto delle nostre serate, non sembrerebbe l’abbinamento perfetto per le più formali piattaforme di comunicazione unificata, che si distinguono per attività come le conference call e gli avvisi per le riunioni e i meeting. In realtà, questi due molto differenti ma altrettanto simili partner, sono in grado di offrire ai loro utenti il meglio dei due mondi. Vediamo come le attività di smart working in Italia e i social media stanno creando un processo di comunicazione più rapido, più semplice e più efficiente.
Smart Working e Comunicazione Unificata
Per comunicazione unificata si intende l’integrazione di un’ampia varietà di diversi sistemi di comunicazione. Per esempio, gli instant message, le chiamate tramite VoIP, email, video conferenze e chiamate telefoniche. Non si tratta di un singolo prodotto, ma una piattaforma che lavora per integrare questa gamma di diversi servizi di comunicazione attraverso la presenza utente o la disponibilità delle informazioni per semplificare la connessione con i colleghi. I benefici della combinazione di email, video conferenza, chiamate voce e Instant Message in un’unica piattaforma sono chiari. Le UC rendono più semplice sia per dipendenti che per datori di lavoro l’accesso ad un’ampia varietà di metodi di comunicazione a seconda dell’interazione richiesta.
Social Media
Allo stesso tempo, sempre più aziende usano i social per i benefici che ne possono trarre per comunicare con il mondo esterno. Che sia per marketing o per ricercare personale, i social giocano un ruolo importante nel momento in cui vi è la necessità di raggiungere le communities e le persone interessate ai nostri prodotti e servizi. Diverse aziende hanno pensato di usare i social col proposito di tener connessi e rendere più collaborativi i propri impiegati, che porta a più alti livelli di efficienza e produttività.
Integrare gli strumenti di Comunicazione Unificata e i social media
Quando vengono integrate ad una piattaforma per lo Smart Working, le funzionalità dei social possono essere sfruttate in modo che entrambe siano sicure e controllate, cosa che è estremamente interessante per una vasta gamma di imprese.
Questi servizi richiedono le funzionalità di presenza disponibile, mobile friendly e voice calling impostate in modo familiare e un’interfaccia che ne renda semplice l’uso per tutti gli impiegati e collaboratori.
Esistono anche piattaforme di livello enterprise emergenti che offrono soluzioni sicure, scalabili e totalmente integrabili. Alcuni esempi sono OpenScape di Unify che fornisce, a seconda della grandezza dell’azienda, tre diversi livelli di piattaforma o le soluzioni per la Comunicazione Unificata di Cisco per connettersi e collaborare in tempo reale e raggiungere, attraverso piattaforme versatili e semplici da gestire, un aumento di valore tangibile .
Qual è il ruolo delle Comunicazioni Unificate in azienda
Perché si usano strumenti di Comunicazione Unificata? La risposta è semplice: le aziende hanno la necessità di coprire la carenza di comunicazione in ufficio. I benefici che si possono ottenere sono:
- Spese più basse: l’iniziale investimento in una nuova tecnologia può sembrare impegnativo, ma spesso l’infrastruttura già esistente è sufficiente o facilmente modificabile per implementare i nuovi strumenti.
- Ottimizzare il tempo di lavoro: le UC danno la possibilità di lavorare con colleghi e collaboratori in base alla loro disponibilità riducendo il tempo perso per le chiamate a vuoto o per l’attesa di risposte via email.
- Le trasferte sono meno necessarie: perché perdere tempo in spostamenti quando si può fare una video conferenza?
- Accesso con un solo login: anziché loggarsi in ogni piattaforma, è sufficiente farlo una volta
- Lavorare ovunque: l’ufficio non ha più confini!
Per molte aziende ancorate al passato, la comunicazione avviene ancora via messaggi, che rimangono sul telefono o sul pc fino a che non vengono recuperati. Per il destinatario può essere comodo, in parte perché i messaggi non richiedono sempre una risposta immediata (o magari non la richiede affatto). I mittenti, d’altra parte, non sanno se la persona a cui hanno inviato il messaggio non è disponibile o semplicemente l’ha ignorato.
Le comunicazioni in tempo reale riescono a ridurre o eliminare il tempo che passa tra l’invio del messaggio e la sua ricezione, usando funzionalità come la chat, la video conferenza e il VoIP (in pratica la tecnologia che permette di parlare al telefono usano una connessione dati)
Gli strumenti social sono passati rapidamente dall’essere il metodo di comunicazione preferito dai millennial allo standard adottato dalle aziende per connettersi più facilmente e velocemente con colleghi e clienti, questo è anche merito dell’influenza che la Comunicazione Unificata ha avuto e continua ad avere sui social media e che ha ispirato molte nuove opportunità di contatto. Abbiamo una gran varietà di canali e di social network attraverso cui possiamo comunicare location, attività e riflessioni. I tweet e gli status di facebook sono gli equivalenti social delle informazioni sulla presenza in ambito lavorativo. Possiamo iniziare una comunicazione basata sul contesto, spesso senza informazioni dirette di contatto. Possiamo avvicinarci a professionisti attraverso LinkedIn, mentre Facebook è più il terreno delle situazioni social.
Sia gli strumenti di Comunicazione Unificata sia i social media hanno diversi vantaggi e non c’è dubbio che potrebbero lavorare insieme per migliorare le comunicazioni in ufficio, incoraggiare il lavoro di gruppo e la collaborazione ed essere più produttivi ed efficienti.
Qualsiasi metodo si scelga, è chiaro che la Comunicazione Unificata e i social media si troveranno ad unirsi, ad un certo punto nel prossimo futuro.
Sempre di più, con la facilità della distribuzione della forza lavoro, strumenti come quelli che rendono possibile la connessione immediata tra colleghi, collaboratori e clienti, e la comunicazione e la condivisione delle informazioni in un ambiente controllato, forniranno un valore altissimo.
