Le vecchie linee telefoniche si stanno avvicinando rapidamente verso la dismissione definitiva. Del resto, oggi quasi tutto passa da Internet, e le chiamate non fanno eccezione. Ecco perché si sente parlare sempre più spesso di Full VoIP, un sistema di telefonia adottato da un numero sempre maggiore di aziende, grandi e piccole. I motivi? Taglio netti ai costi fissi delle vecchie bollette, massima libertà per chi lavora in mobilità o da remoto, e l’accesso a un mondo di funzionalità avanzate, possibili proprio grazie alla potenza e alla flessibilità delle moderne piattaforme cloud.
Ma cos’è esattamente questo Full VoIP, e come funziona nella pratica? E perché potrebbe essere la scelta giusta anche per la tua azienda, adesso? È esattamente quello di cui parleremo in questo articolo: andremo a vedere insieme cosa sono questi sistemi, perché sono diversi dalle soluzioni “miste” (ibride), quali vantaggi concreti possono portare alla tua azienda e, soprattutto, cosa devi considerare per scegliere la soluzione e il provider migliori senza sbagliare.
Cosa sono i sistemi telefonici Full VoIP?
Il termine Full VoIP (Voice over Internet Protocol) identifica un sistema telefonico che veicola tutte le comunicazioni vocali utilizzando esclusivamente la connessione Internet e, quindi, abbandonando completamente le tradizionali linee telefoniche analogiche o digitali (ISDN).
A differenza dei sistemi ibridi, che integrano la tecnologia VoIP alle infrastrutture preesistenti, una soluzione Full VoIP è intrinsecamente digitale e, nella maggior parte dei casi, basata su cloud. Ciò significa che l’intera gestione delle chiamate avviene attraverso la rete dati (la stessa usata per navigare su internet o inviare email), trasformando la voce in pacchetti di dati digitali che viaggiano online.
Riepilogando, un sistema telefonico Full VoIP possiede le seguenti caratteristiche:
- Centralino virtuale (Cloud PBX): il “cuore” del sistema non è un apparato fisico in azienda, ma un software avanzato ospitato nei data center del provider, accessibile via web. Questo permette di evitare costose manutenzioni e guasti per calamità naturali.
- Comunicazione interamente su Rete IP: tutto il traffico voce viaggia sulla rete dati locale (LAN) e su Internet (WAN).
- Eliminazione delle linee tradizionali: non è più necessario mantenere i contratti o le infrastrutture delle linee telefoniche tradizionali.
- Utilizzo di dispositivi flessibili: con un sistema Full VoIP non devi passare per forza a cuffie, piattaforme o app, ma puoi continuare a effettuare chiamate anche utilizzando telefoni fisici compatibili con la tecnologia VoIP;
Differenze tra sistemi telefonici Full VoIP e ibridi
Le differenze principali tra un sistema telefonico Full VoIP e un sistema telefonico ibrido sono riconducibili all’infrastruttura sottostante e all’approccio di gestione delle chiamate. Nello specifico:
Sistemi Full VoIP
- Si basano unicamente sulla rete IP e, quindi, le chiamate viaggiano solo tramite internet;
- Eliminano completamente la dipendenza dalla linea tradizionale;
- Essendo cloud-based, offrono una scalabilità istantanea: aggiungere o rimuovere interni non richiede interventi hardware complessi;
- Offrono un accesso immediato e integrato a funzionalità avanzate come videoconferenze, chat, presence, integrazioni CRM, spesso gestibili da un’unica interfaccia cloud (webex, link);
- Essendo centralizzati nel cloud, semplifica la gestione, che è affidata in gran parte al provider.
Sistemi ibridi
- Mantengono la dipendenza dalla linea tradizionale, che significa continuare a sostenerne i costi fissi (canoni);
- Richiedono competenze interne per la gestione della parte IP e di quella tradizionale.
- Avendo spesso una componente hardware on-premise più rigida, possono essere meno agili nell’adattarsi a rapidi cambiamenti organizzativi;
- Possiedono funzionalità avanzate ma con un accesso meno immediato e integrato rispetto ai sistemi Full VoIP;
Come funzionano i sistemi Full VoIP?
Un sistema Full VoIP funziona tramite un centralino virtuale, noto anche come Cloud PBX (Private Branch Exchange) o IP PBX, che non è altro che un software avanzato ospitato in data center sicuri e ridondati dal provider di servizi, che agisce come il cervello del sistema telefonico.
In pratica, un centralino virtuale funziona esattamente come un centralino tradizionale, ma tramite internet: ciò significa che tutto quello che facevi con il tuo centralino puoi continuare a farlo anche con un centralino virtuale, ma in molto molto più avanzato, flessibile e conveniente.
Quali sono i vantaggi dei sistemi telefonici Full VoIP?
L’adozione di un sistema telefonico Full VoIP porta con sé una serie di benefici significativi per aziende di ogni dimensione:
- Unificazione delle comunicazioni
Spesso, le piattaforme VoIP evolute integrano voce, video, messaggistica e presence in un’unica soluzione (Unified Communications), semplificando la collaborazione aziendale interna ed esterna. - Riduzione dei costi
Si eliminano i canoni delle linee tradizionali (ISDN/analogiche) e le tariffe per le chiamate sono generalmente molto più basse, soprattutto quelle internazionali. Anche i costi di manutenzione dell’infrastruttura fisica si riducono drasticamente. - Scalabilità
Il business cresce? Servono nuovi numeri o interni? Con un sistema Full VoIP cloud, aggiungere o rimuovere utenti è questione di pochi click nel pannello di controllo cloud. Non c’è bisogno di installare nessun nuovo hardware o cablaggio complesso. - Flessibilità e mobilità
I dipendenti possono essere raggiunti al proprio numero interno ovunque abbiano una connessione Internet, utilizzando un telefono IP, un softphone su laptop o un’app su smartphone. Questo facilita lo smart working o la crescita con la creazione di sedi distribuite sul territorio, senza costi aggiuntivi. - Funzionalità avanzate incluse
I centralini virtuali offrono di base funzionalità che sui sistemi tradizionali sono spesso optional costosi, come il IVR (risponditore automatico multilivello), le code di chiamata, la registrazione delle chiamate, la reportistica, le caselle vocali unificate (voice-to-email), la videoconferenza, la chat interna e molto altro. - Gestione semplificata
L’interfaccia web del centralino virtuale permette di gestire interni, deviazioni, gruppi di risposta e altre impostazioni in totale autonomia. Non bisogna per forza avere competenze tecniche specifiche o richiedere l’intervento di un tecnico specializzato per ogni modifica. - Integrazione con altri strumenti aziendali
Molti sistemi Full VoIP si possono integrare con CRM (come Salesforce, HubSpot), suite di produttività (Microsoft 365, Google Workspace) e altri software gestionali, migliorando l’efficienza dei processi e la customer experience (es. popup con info cliente all’arrivo della chiamata). - Affidabilità e business continuity
I provider migliori offrono infrastrutture ridondate ospitate in data center certificati, garantendo uptime elevati (spesso superiori al 99.9%) e piani di disaster recovery. In caso di problemi sulla linea dati principale, le chiamate possono essere automaticamente deviate su altri numeri (es. cellulari) per non perdere comunicazioni importanti. - Unificazione delle comunicazioni
Spesso, le piattaforme VoIP evolute integrano voce, video, messaggistica e presence in un’unica soluzione (Unified Communications), semplificando la collaborazione aziendale interna ed esterna.
Come scegliere il sistema telefonico Full VoIP per la tua azienda?
Scegliere il giusto sistema Full VoIP e, soprattutto, il provider giusto, è fondamentale per massimizzare i benefici ed evitare problemi futuri. La decisione non dovrebbe basarsi unicamente sul prezzo, ma vanno considerati attentamente diversi fattori chiave, tra cui:
- Affidabilità dell’infrastruttura del provider: verifica che il fornitore garantisca uptime elevati (idealmente >99,9%), utilizzi data center sicuri, certificati (es. ISO 27001) e geograficamente ridondati.
- Qualità audio e gestione della banda: assicurati che il provider utilizzi codec audio ad alta definizione e implementi meccanismi di Quality of Service (QoS) per prioritizzare il traffico voce sulla vostra rete.
- Facilità d’uso e gestione: il centralino virtuale deve essere gestibile tramite un’interfaccia web intuitiva, anche da personale non tecnico.
- Scalabilità e flessibilità reali: assicurati che aggiungere/rimuovere interni sia semplice, così come attivare funzionalità on-demand (IVR, code, registrazione) e supportare sedi remote o lavoratori in smart working senza complicazioni.
- Capacità di integrazione: verifica la disponibilità di integrazioni native o tramite API con i vostri CRM, ERP, helpdesk o suite di collaborazione (Webex, Teams, Google Workspace).
- Assistenza tecnica e supporto: assicurati che sia disponibile in italiano, facilmente raggiungibile (telefono, ticket, chat), con tempi di risposta chiari definiti in un Service Level Agreement (SLA).
Conclusione
La transizione verso il sistema telefonico Full VoIP è un passo importante. Affidarsi a un provider con comprovata esperienza e infrastrutture solide è fondamentale per garantire una migrazione fluida e massimizzare i benefici.
EIS è un Service Provider e Operatore Infrastrutturato con oltre 30 anni di esperienza nel settore, che offre sistemi telefonici Full VoIP e Centralini VoIP progettati per rispondere alle specifiche esigenze delle aziende italiane, garantendo affidabilità, qualità e un supporto tecnico specializzato.
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